Papel, plástico o digital: ¿cuál es la mejor forma de cobrar? Para algunos, el pago en efectivo es una obviedad, un método de pago probado. El intercambio de bienes y servicios por dinero en efectivo ha funcionado desde siempre. Sin embargo, el efectivo no siempre es la mejor opción de pago para una pequeña empresa. De hecho, los pagos con tarjeta han superado a los pagos en efectivo en muchas empresas. Mientras tanto, los sofisticados métodos de pago en línea son cada vez más populares entre los consumidores. La cuestión es que elegir un método de pago para una pequeña empresa no es tan fácil. Hay mucho que considerar, no solo la sencillez o la popularidad del pago. Este artículo explora los distintos métodos de pago para pequeñas empresas. También puedes leer nuestro one pager para aprender a elegir el método de pago ideal para tu negocio. ¿Realmente importa cómo te paguen?
Pues bien, cobrar es mucho más que aceptar dinero de los clientes. En muchos sentidos, cobrar es tan importante como cobrar. Dicho esto, las pequeñas empresas se enfrentan a retos únicos en lo que respecta a los pagos. Los propietarios de pequeñas empresas tienen la costumbre de mezclar fondos empresariales y personales. Esto se llama mezclar fondos, y es una práctica empresarial muy arriesgada. La mezcla da lugar a registros financieros inexactos, errores fiscales y una mayor responsabilidad legal (sobre todo en las empresas LLC). La buena noticia es que la mezcla es totalmente evitable. Basta con separar las cuentas de la empresa de las personales. Pero la elección del método de pago puede dificultarlo. Algunas soluciones de pago están vinculadas a cuentas bancarias personales o monederos digitales, lo que mezcla inevitablemente el dinero de la empresa y el personal. Para garantizar la fluidez de las transacciones, el sistema de pago debe integrarse perfectamente con el software, las aplicaciones o los sitios web existentes.
Por ejemplo, el método de pago debe estar vinculado a su sistema de contabilidad. De este modo, todos los pagos se registran automáticamente. La integración total reduce las fricciones y agiliza los pagos. Sin embargo, integrar un sistema de pago con el resto de la empresa puede ser un quebradero de cabeza. Conseguir incluso una integración parcial suele implicar conocimientos técnicos y costes adicionales. El método de pago elegido puede provocar retrasos en los pagos. Algunos métodos de pago son intrínsecamente lentos. Los cheques bancarios, por ejemplo, pueden tardar días o incluso semanas en cobrarse. Otros simplemente frustran a los clientes, provocando disputas y retrasos en los pagos. El retraso en los pagos es un problema común y agobiante entre las pequeñas empresas. Los retrasos en los pagos obstruyen el flujo de caja adecuado, desbaratan los planes de crecimiento y aumentan los riesgos empresariales. Los sistemas de pago son susceptibles de una miríada de amenazas a la seguridad. Por ejemplo, un tercio de las pequeñas empresas han sido víctimas de fraude con tarjetas de crédito.
Así lo indica una encuesta de Forbes Advisor. El fraude no es el único riesgo de seguridad al que se enfrentan los pagos de las empresas. Algunos sistemas de pago ponen en peligro de robo la información confidencial de los clientes. Ahí es donde entra en juego el cumplimiento de la normativa. A veces, hay que pagar para cobrar. Tal es el caso de la mayoría de los servicios de procesamiento de pagos de terceros. Los procesadores de pagos suelen cobrar una tarifa variable o fija por transacción. El coste total dependerá del importe, el volumen, el origen y el destino de la transacción. Estos costes variarán en función del proveedor de servicios y de la naturaleza de las transacciones. Pagar no puede ser más fácil. El cliente simplemente le entrega billetes o monedas como pago. Lo único que tienes que hacer es contar el dinero y, quizá, dar el cambio.
El dinero en efectivo es un método de pago universalmente aceptado y casi tan antiguo como el propio comercio. El uso de fichas físicas para pagar bienes y servicios se remonta al menos 5.000 años atrás. Fue un gran avance respecto al sistema de trueque. El pago en efectivo ha dominado el comercio durante la mayor parte de la historia de la humanidad. Aunque pueda parecer arcaico, muchos pequeños comercios siguen aceptando pagos en efectivo. De hecho, el efectivo sigue siendo el rey de los pagos al por menor. Casi el 70 % de los estadounidenses prefiere pagar en efectivo sus compras en la tienda. Un cheque es básicamente una orden escrita por la que se ordena a un banco el pago de una determinada suma de dinero. Esta es la premisa básica del funcionamiento de los cheques: El cliente le extiende un cheque. Usted lo lleva al banco. Una vez compensado el cheque, el pago se ingresa en su cuenta.